fbpx Gestionare documente – o nouă funcționalitate Fleet Care | SAS
gestionare documente

Gestionare documente – o nouă funcționalitate Fleet Care

Managerii de flotă se confruntă tot mai des cu un volum mare de documente. Pentru a rămâne competitive pe piață și pentru a menține flota în maximă funcționalitate, companiile trebuie să țină pasul cu schimbările care au loc la nivel global și să investească în sisteme tot mai performante care să permită atât urmărirea vehiculelor, cât și să ofere funcționalități de gestionare documente și bugete. 

Multe companii încă folosesc sistemele clasice de gestiune, pe hârtie pentru a avea evidență asupra mai multor aspecte precum impozitarea vehiculelor, rapoarte de incidente, evidența personalului, manuale și proceduri, asigurări etc. Folosirea unui sistem clasic de gestiune duce, deseori, la erori, la pierderi de documente sau la ratarea unor termene importante. Administratorii de flotă au nevoie de sisteme electronice de gestionare a documentelor care să le permită să reacționeze rapid în orice situație, astfel încât flota lor să fie complet funcțională și eficientă.

Documentele care au legătură cu flota trebuie păstrate în același loc, la îndemână pentru orice persoană cu drept de acces din companie. Stocarea fișierelor de hârtie pur și simplu nu mai este o opțiune suficient de bună într-o lume care aleargă grabit spre digitalizare. La documente digitalizate, complete și clare trebuie sa aiba acces inclusiv angajații care lucrează remote sau cei care sunt în deplasare.

Cum funcțonează secțiunea “Gestionare Documente” a modulului FleetCare?

Această nouă funcționalitate oferită de modului Fleet Care este foarte ușor de folosit și poate stoca toate documentele importante ce au legatura cu flota sau cu programul șoferilor tăi.

Ce pași ai de urmat?

  • Te loghezi în platforma SASFleetWeb cu credențialele tale
  • Accesezi modulul Fleet Care din meniu
  • Odată ajuns în meniu, găsești optiunea “Gestionare documente

Accesezi sub-secțiunea “Documente” unde, odată selectat vehiculul, poți adăuga o serie de documente, cum ar fi: acte privind RCA, ITP, Taxe de drum, Verificare tahograf, Licență de transport, și altele. După adăugare, la click pe butonul „Salvează modificările”, documentele adăugate sunt salvate.

Din sub-secțiunea “Raport avertizare expirări”, ai posibilitatea să alegi pentru care dintre vehicule vrei să vezi ce documente urmează să expire, din 3 opțiuni – autoturisme cu acte scadente în următoarele zile, autoturisme cu scadența expirată sau poți extrage un raport pentru întreaga flotă auto.

Sub-secțiunea “Reguli de alertare” îți permite să setezi alerte de expirare pentru vehiculele din flotă. Trebuie doar să introduci date precum numărul vehiculului, cu câte zile sau kilometri înainte de expirarea documentului vrei să fii notificat, adresa de e-mail pe care să primești notificarea și să salvezi alerta.

Vrei să înțelegi mai bine cum funcționează? Urmărește materialul video de mai jos.

 

 

De ce ai nevoie de un sistem de gestiune a documentelor?

Reduci riscurile de pierdere a documentelor – sistemele noi de gestiune a documentelor au posibilitatea de back-up, astfel încât fișierele stocate astfel nu se pierd în nicio situație.

Optimizarea costurilor și a timpului – reduci costurile cu imprimarea, stocarea și livrarea documentelor acolo unde e nevoie.

Ai datele tot timpul la îndemână – Documentele digitale sunt sigure și accesibile de oriunde.

 

Cu Fleet Care îți poți păstra în același loc toate datele despre flota ta, poți gestiona eficient bugetele și poti optimiza activitatea flotei și resursele alocate.

Contactează-ne pentru mai multe detalii!

V-am trezit interesul?

Cere o estimare de pret si demo

Costurile pentru combustibil în afacerea ta pot varia în funcție de locația de unde este procurat acesta și de tipul de carburant utilizat.

Soluțiile GPS de monitorizare oferite de SASFleet nu doar că asigură siguranța flotei, ci și îmbunătățesc nivelul de motivație la locul de muncă. Echipa noastră depune toate eforturile pentru a garanta siguranța flotelor și pentru a crea un mediu de lucru plăcut și motivant pentru echipa ta. 

Monitorizarea GPS include diverse beneficii pentru managementul de flotă precum localizarea autoturismelor din flotă, costuri mai mici de întreținere și optimizarea rutelor

Cât de mult crezi că influențează stilul de condus al șoferilor cheltuielile flotei tale auto? Știai că economia de combustibil e favorizată de conducerea ecologică? Din fericire, printr-un sistem de monitorizare GPS ca cel de la SASFleet accesezi toate  informațiile importante pentru o bună funcționare a parcului auto.  

 

Cu un sistem de monitorizare GPS precum cel de la SASFleet Tracking îți poți optimiza flota în timp ce eficientizezi costurile și corectezi stiluri de condus neadecvate. Unul dintre comportamentele de la volan care poate produce pierderi financiare și poate scădea productivitatea flotei tale este consumul la ralanti.  

Ultimii ani au fost plini de provocări pentru mediul de afaceri, iar majoritatea industriilor au fost forțate să se adapteze schimbărilor aduse de contextul socio-economic actual. Zona de logistică și transport a fost afectată, iar companiile au fost nevoite să adopte soluții inovative pentru atingerea obiectivelor propuse. 

Managementul de flotă presupune de fapt managementul costurilor de mentenanță ale mașinii, gestionarea carburantului, a documentelor, a siguranței angajaților și o livrare impecabilă a produselor către client, ceea ce duce la eficientizarea costurilor cu flota auto.

Gestionarea flotei a prezentat de multe ori o provocare. Numărul mare de vehicule, locațiile acestora, dar și varietatea operațiunilor necesită un efort coordonat din partea ambelor părți implicate. În trecut, această sarcină era gestionată într-un mod complex și fragmentat cu echipe responsabile pentru una sau mai multe funcții specifice.

Atunci când creezi un produs îți dorești să aibă o aplicabilitate cât mai mare pentru nișa ta de clienți. Testând diverse aplicații, credem că am creat o platformă Web care este ușor de utilizat și rapidă în generarea datelor.