Gestionare documente – o nouă funcționalitate Fleet Care

Managerii de flotă se confruntă tot mai des cu un volum mare de documente. Pentru a rămâne competitive pe piață și pentru a menține flota în maximă funcționalitate, companiile trebuie să țină pasul cu schimbările care au loc la nivel global și să investească în sisteme tot mai performante care să permită atât urmărirea vehiculelor, cât și să ofere funcționalități de gestionare documente și bugete. 

Multe companii încă folosesc sistemele clasice de gestiune, pe hârtie pentru a avea evidență asupra mai multor aspecte precum impozitarea vehiculelor, rapoarte de incidente, evidența personalului, manuale și proceduri, asigurări etc. Folosirea unui sistem clasic de gestiune duce, deseori, la erori, la pierderi de documente sau la ratarea unor termene importante. Administratorii de flotă au nevoie de sisteme electronice de gestionare a documentelor care să le permită să reacționeze rapid în orice situație, astfel încât flota lor să fie complet funcțională și eficientă.

Documentele care au legătură cu flota trebuie păstrate în același loc, la îndemână pentru orice persoană cu drept de acces din companie. Stocarea fișierelor de hârtie pur și simplu nu mai este o opțiune suficient de bună într-o lume care aleargă grabit spre digitalizare. La documente digitalizate, complete și clare trebuie sa aiba acces inclusiv angajații care lucrează remote sau cei care sunt în deplasare.

Cum funcțonează secțiunea “Gestionare Documente” a modulului FleetCare?

Această nouă funcționalitate oferită de modului Fleet Care este foarte ușor de folosit și poate stoca toate documentele importante ce au legatura cu flota sau cu programul șoferilor tăi.

Ce pași ai de urmat?

• Te loghezi în platforma SASFleetWeb cu credențialele tale
• Accesezi modulul Fleet Care din meniu
• Odată ajuns în meniu, găsești optiunea “Gestionare documente”

Accesezi sub-secțiunea “Documente” unde, odată selectat vehiculul, poți adăuga o serie de documente, cum ar fi: acte privind RCA, ITP, Taxe de drum, Verificare tahograf, Licență de transport, și altele. După adăugare, la click pe butonul „Salvează modificările”, documentele adăugate sunt salvate.

Din sub-secțiunea “Raport avertizare expirări”, ai posibilitatea să alegi pentru care dintre vehicule vrei să vezi ce documente urmează să expire, din 3 opțiuni – autoturisme cu acte scadente în următoarele zile, autoturisme cu scadența expirată sau poți extrage un raport pentru întreaga flotă auto.

Sub-secțiunea “Reguli de alertare” îți permite să setezi alerte de expirare pentru vehiculele din flotă. Trebuie doar să introduci date precum numărul vehiculului, cu câte zile sau kilometri înainte de expirarea documentului vrei să fii notificat, adresa de e-mail pe care să primești notificarea și să salvezi alerta.

Vrei să înțelegi mai bine cum funcționează? Urmărește materialul video de mai jos.

De ce ai nevoie de un sistem de gestiune a documentelor?

Reduci riscurile de pierdere a documentelor – sistemele noi de gestiune a documentelor au posibilitatea de back-up, astfel încât fișierele stocate astfel nu se pierd în nicio situație.

Optimizarea costurilor și a timpului – reduci costurile cu imprimarea, stocarea și livrarea documentelor acolo unde e nevoie.

Ai datele tot timpul la îndemână – Documentele digitale sunt sigure și accesibile de oriunde.

Cu Fleet Care îți poți păstra în același loc toate datele despre flota ta, poți gestiona eficient bugetele și poti optimiza activitatea flotei și resursele alocate.

Contactează-ne pentru mai multe detalii!