Acte auto - prea multe pentru un management de flotă eficient?
Indiferent de tipul sau de dimensiunile flotei tale, pentru realizarea unei singure curse ai nevoie de o mulțime de acte auto care să autorizeze transportul și să corespundă cu reglementările fiecărei țări în parte. O mulțime dintre aceste acte sunt încă generate în format fizic, pe hârtie, fapt care îngreunează procesul de management, prin pierderea sau deteriorarea actelor și prin aglomerarea cu o mulțime de documente diverse care trebuie sortate și răsfoite constant. Astfel, procesul de management devine îndelungat și copleșitor.
Utilizarea unui sistem digital de management al flotei auto reprezintă cea mai bună soluție pentru optimizarea fluxului de muncă și gestionarea tuturor documentelor aferente, cu ușurință. Cu cât crește activitatea flotei tale, cu atât ai nevoie de mai multe acte auto. Digitalizarea acestor acte auto optimizează fluxul de lucru, prin facilitarea accesului la orice document, în orice moment și de pe orice dispozitiv.
Fleet Care - aliatul tău în gestionarea de acte auto
Fleet Care este un sistem avansat de management al flotei care te ajută să îți eficientizezi activitatea și să reduci consumul de resurse care generează cheltuieli suplimentare. De asemenea, prin intermediul Fleet Care poți gestiona cu ușurință toate actele auto aferente vehiculelor și transporturilor, prin simpla introducere în sistem. Tot ce trebuie să faci este să accesezi aplicația SAS Fleet Web și să alegi din meniu modulul Fleet Care. În secțiunea ”Categorii”, poți introduce următoarele tipuri de acte auto:
- Asigurări;
- Taxe;
- Combustibil;
- Autorizații;
- Amenzi;
- Accidente;
- Revizii;
- Alte documente.
Un principal avantaj pe care îl oferă digitalizarea acestor documente este optimizarea fluxului de muncă. Adaugă orice document aferent activității flotei în Fleet Care și renunță la teancurile interminabile de documente, care necesită mult timp și multă atenție pentru a fi manipulate. Odată introdus documentul în sistem, ai acces oricând, de pe orice dispozitiv conectat la internet. Accesezi direct categoria vizată și poți obține informația de care ai nevoie în doar câteva secunde, fără a mai răsfoi sute de foi. Mai mult decât atât, îți oferă o imagine reală asupra activității fiecărui vehicul și a flotei în ansamblu, având astfel siguranța că nu ratezi nici un aspect important și poți lua cele mai bune decizii administrative care să crească performanțele și să reducă cheltuielile.
Un pas spre sustenabilitate
Un număr tot mai mare de probleme de mediu sunt puse pe seama activităților din industria de transport și logistică. Pentru reducerea poluării și a consumului mare de resurse, în ultima perioadă au apărut tot mai multe soluții ecologice, precum mașini electrice, menite să aducă industria de transport la un alt nivel. Însă, deși presiunile de adoptare a alternativelor sustenabile sunt mari pentru managerii de flote, multe afaceri nu sunt încă pregătite pentru schimbări majore. Așadar, pentru a ajunge mai aproape de obiectivele propuse, sunt importanți chiar și pașii mai mici, precum digitalizarea documentelor. În acest fel, este redus consumul de hârtie în exces, necesar pentru tipărirea anuală a miilor de acte auto. Nu numai că reduci timpul necesar sarcinilor administrative, dar contribui la un mediu mai curat și sustenabil.
Documentele electronice, o soluție sustenabilă de viitor
Dacă gestiunea numărului mare de documente îți dă bătăi de cap și îți îngreunează procesul de management al flotei auto, Fleet Care salvează situația și eficientizează activitatea ta și a flotei auto. Nu numai că reduci timpul de manipulare a sutelor de documente, dar reduci și consumul de hârtie, care se dovedește a fi o reală problemă în ceea ce privește conservarea mediului înconjurător.
Mai mult decât atât, accesul la documente sau depozitarea acestora nu mai sunt aspecte limitate de timp și spațiu. Poți accesa oricând, oriunde cu ușurință orice document. Tot ce trebuie să faci este să intri în modulul Fleet Care din meniul aplicației SAS Fleet Web și în câteva secunde ai acces la toate informațiile de care ai nevoie. Toate actele aferente flotei tale pot fi stocate pe o perioadă nedeterminată de timp, fapt ce îți asigură evidența clară și fără eroare a activității flotei. Pe măsură ce performanțele flotei cresc, apare un număr tot mai mare de documente care necesită stocate și păstrate în evidență, iar spațiul fizic poate deveni o problemă. Fleet Care îți oferă tot spațiul de care ai nevoie pentru a-ți păstra informațiile în siguranță, pe orice perioadă de timp alegi.
